Medya planlama, içine bir reklam mesajının yerleştirileceği kitle iletişim aracının seçilme süreci, buna yönelik zaman ya da boşluğun satın alınması ve reklam mesajın bu boşluk içerisinde yayınlanmasını sağlamak şeklinde tanımlanabilir.

Yada, medya planlama reklam zamanının ve yerinin reklam ve pazarlama hedeflerine ulaşılmasındaki etkisini belirleyerek bu zamanı ve yeri ayarlama süreci olarak tanımlanabilir.

Daha basit bir tanımlama yapmak gerekirse; medya planlama “bir markanın veya hizmetin potansiyel tüketicisine reklamı ulaştırmanın en iyi yolu nedir?”sorusuna cevap verecek bir dizi kararın alınma sürecidir.

Bu tanımın genel ve basit bir yapıda olmasına karşın medya planlamanın genel kapsamını açık bir şekilde ortaya koymaktadır.

Bir medya planlamacı şu sorulara ve benzerlerine cevap aramalıdır:

  • Kar edebilmek için hedef kitlemin ne kadarına ulaşılması gerekmektedir?
  • Reklamlar hangi ortamlara veya medya araçlarına yerleştirilmelidir?
  • Hedef kitle reklamı kaç kez görmelidir?
  • Reklam hangi günlerde ve zamanlarda gösterilmelidir?
  • Her bir ortama ne kadar bütçe ayrılmalıdır?

Bütün sorular sorulduğunda ve bu konular üzerinde kararlar verildiği zaman, bütün bunlara bağlı tavsiyeler ve gerekçeler bir sunum ve yazılı bir doküman olarak düzenlenir.

Bu da medya planı olarak adlandırılmaktadır. Reklam veren tarafından onaylandıktan sonra bu plan medyanın seçimi ve kullanımı için detaylı bir proje haline gelir.

Medya planı ayrıca medya araçlarına yönelik boş zaman ve yerin alınması için de bir kılavuz işlevini yerine getirir.

Bu anlamda bakıldığında medya planlamasını, medya hakkında çeşitli sorulara cevap verilen bir aktivite olarak düşünmek yanlış olacaktır.

Böyle bir bakış açısı gerekli perspektifi sağlama konusunda çok dar kalacaktır. Bunun yerine her bir sorulan sorunun çözülmesi gereken belirli türdeki farklı sorunları veya problemleri ifade ettiğini düşünmek daha uygun olacaktır.

Bazı problemlerin çözülmesi kolayken (örneğin reklamı göstermek için haftanın en uygun günü hangisidir?), bazı problemlerin çözümü oldukça zor olabilir.

(Reklam hangi ortamda yayınlanırsa tüketicinin satın alma eğilimini en üst düzeyde etkiler ve artan satışla sonuçlanır?) Medya planlaması, bir dizi probleme yönelik olası en iyi cevapları sağlayan bir süreç veya bir dizi kararlar zinciri olarak düşünülmelidir.

Planlamacı bir bütçe dahilinde pek çok değişkeni dengeye oturtmaya ve olası en uygun çözümler kümesini bulmaya çalışmaktadır.

Bir dizi pazarlama problemine en 6 iyi çözümleri geliştirmek bir medya planlamacısının en önemli görevidir.

Bu anlamda medya planının temel amacı, pazarlamacının reklam mesajını en düşük maliyette en yüksek sayıdaki potansiyel müşteriye en etkin şekilde iletmesini mümkün kılacak medya kombinasyonunu bulmaktadır. Ayrıca pazarlama iletişimi bütçesindeki en yüksek maliyet kalemi genellikle medyadır.

Bu durum medya planlama diğer bağlantılı medya iletişimi araçları içerisinde oldukça önemli bir konuma getirmektedir.